فرآیند پذیرش مددجو
پذیرش اولیه
معرفی:
فرآیند پذیرش مددجو به چند طریق اقدام می‌شود. گاهی اعضای خیرین، معتمدین محل، مساجد، اصناف، کسبه محل و … افرادی را واجد شرایط دریافت خدمات از طرف خیریه می‌بینند. این اعضا مددجویان را برای دریافت کمک، به خیریه معرفی می‌کنند. گاهی هم مددجویان خودشان برای ثبت نام در روزهای چهارشنبه به خیریه مراجعه می‌کنند. در هر دو صورت آدرس و شماره تلفن و مشخصات فردی آن‌ها پرسیده و در فرم شماره ۱ ضمیمه نوشته می‌شود.
تماس اولیه:
مستقل از نحوه معرفی به خیریه، مشاوری از طرف خیریه با متقاضیان تماس می‌گیرد. در اولین تماس، سایر اطلاعات خواسته شده در فرم شماره ۱ ضمیمه به صورت تلفنی تکمیل می‌شود. بر اساس گزارش مشاور مربوطه، در صورت واجد شرایط بودن افراد با آن‌ها تماس حاصل می‌شود و وقت ملاقاتی در روز شنبه هفته‌های آتی برای آن‌ها تعیین می‌گردد.
مراجعه اولیه:
در روز شنبه متقاضیان به محل خیریه مراجعه می‌کنند و در سالن انتظار جمع می‌شوند. در این سالن، یکی از اعضای هیأت امنا، اطلاعات کلی و عمومی متقاضی را می‌پرسد و فرم شماره ۲ را پر می‌کند. این فرم شامل مشخصات معرف و متقاضی، مشخصات سرپرست خانوار و مشخصات خانواده می‌باشد.
مشاوره خصوصی:
در مرحله بعد، فردی از هیأت امنا به صورت خصوصی با متقاضیان مشاوره می‌کند و فرم شماره ۳ را پر می‌کند. در این فرم اطلاعات مربوط به وضعیت سرپرست خانوار در پرونده تکمیل می‌شود. در این مرحله نیازهای خانواده پرسیده می‌شود و بر اساس وضعیت سرپرست خانوار (مفقود، زندانی، فوت شده، طلاق، معتاد) نسخه‌ای از فرم ۵-۱ که نشان دهنده مدارک مورد نیاز است؛ به مددجو داده می‌شود و نسخه‌ای نیز نزد خیریه باقی می‌ماند. به وسیله این فرم، تکمیل بودن مدارک بررسی می‌شود. همچنین نامه‌های استعلام از نهادهای مختلف مورد نیاز (مانند کمیته امداد، سازمان تأمین اجتماعی و…) تهیه می‌شود و برای گرفتن تاییدیه از سازمان مربوطه در اختیار مددجو قرار می‌گیرد (مشابه فرم شماره ۵).
اگر در مشاوره اولیه مشخص شود که فرد فقط به وام نیاز دارد. برای او پرونده تشکیل داده نمیشود. در این صورت فرم ۱-۲ پر می‌شود و فرد برای دریافت وام به صندوق قرض الحسنه محبان الزهرا (س) معرفی می‌گردد.
اخذ تعهد و اذن ورود:
در روز اولین مراجعه، متقاضی متعهد می‌شود که اطلاعات مربوط به خود را با صداقت ارائه کرده باشد. همچنین متقاضیان فرم اذن ورود را نیز پر می‌کنند (فرم ۱-۱). اذن ورود، اجازه به محقق برای ورود به منزل متقاضی جهت انجام تحقیق است. این فرم در اختیار محقّقین قرار می‌گیرد.
دریافت مدارک:
در مراجعه اولیه، از مددجو خواسته می‌شود در روز چهارشنبه همان هفته مدارک خود را بیاورند. پس از دریافت مدارک خواسته شده در پرونده، کارشناس رفع نقص مدارک، تکمیل بودن پرونده را بررسی و امضا می‌کند. در این مرحله پرونده آماده‌ی تحقیق می‌باشد.
تحقیق:
برای جلوگیری از ایجاد هرگونه پیش داوری احتمالی، فرم‌ها پر شده در مشاوره خصوصی در اختیار محقّقین قرار داده نمیشود. در عوض اذن ورود و فرم شماره ۴ به ایشان داده می‌شود. مشخصات افراد در فرم شماره ۴ توسط کارشناس مددکاری پر می‌شود و شامل مشخصات فردی و خلاصه‌ای از وضعیت سرپرست خانوار است. محقّق، رسید دریافت این پرونده‌ها (فرم شماره ۴-۱) را به کارشناس مددکاری تحویل می‌دهد. سپس محقّقین با مراجعه به محل زندگی متقاضی، فرم تحقیق (فرم شماره ۴-۲) را تکمیل می‌کنند. این فرم شامل مشخصات افراد تحت تکفل، وضعیت منزل مسکونی، وضعیت زندگی، و توانایی شغلی اعضای خانواده می‌باشد و در پرونده گذاشته می‌شود. در تحقیق، مددجو شرح حال و کلیه درخواست‌هایش را با محقّقین در میان می گذارد.
قرائت:
پرونده‌هایی که تحقیق در مورد آن‌ها صورت گرفته است در روزیکشنبه، در جلسه قرائت پرونده، قرائت می‌شوند. در این جلسه در مورد موارد مورد نیاز خانواده و نحوه تخصیص امکانات به ایشان تصمیم گیری می‌شود. این موارد در فرم شماره ۶ یادداشت می‌شود. این فرم در پرونده متقاضی قرار می‌گیرد. همچنین اگر خانواده فرزندانی داشته باشند که مشمول طرح‌های اکرام ایتام یا محسنین باشند، در این جلسه اسامی آنان ثبت می‌شود تا وارد لیست شود.
ثبت تصمیمات:
پس از پایان جلسه قرائت، نتایج جلسه توسط کارشناس مددکاری در دفتر بزرگی که نمونه صفحات آن در ضمیمه ۶-۱ است، ثبت می‌شود. این نتایج شامل صورت جلسه قرائت پرونده و لیست ایتام و محسنین تأیید شده در جلسه می‌باشد. اطلاعات وارد شده در این دفتر یادداشت بزرگ توسط مدیر جلسات قرائت، جهت اطلاع از تصمیمات جلسات گذشته، مورد استفاده قرار می‌گیرد.
اطلاع به مددجو و دریافت شماره حساب:
در روزهای آتی، تصمیمات گرفته شده در جلسه قرائت، به اطلاع متقاضی می‌رسد. از سرپرست خانواده درخواست می‌شود که شماره حساب خود را در اختیار خیریه قرار دهد. بدین ترتیب پرونده تا ۱۸ ماه به جریان می‌افتد.
بررسی مجدد در دوره‌های ۱۸ ماهه
پرونده‌های دائم بعد از ۱۸ ماه دوباره بایستی بررسی شوند. به این صورت که در روز شنبه با مستمری بگیر تماس گرفته می‌شود تا مجدداً مدارک خود را ارائه کند و اذن ورود را تکمیل نماید. تغییرات ایجاد شده در فرم شماره ۴ توسط کارشناس مددکاری اعمال می‌شود. مراحل تحقیق و قرائت پرونده طی می‌شود و در نهایت پرونده یا تمدید می‌شود یا تصمیم گرفته می‌شود که پرداخت مستمری و دیگر کمک‌ها خاتمه یابد. پس از جلسه قرائت، نقص مدارک ثبت و از مددجو درخواست می‌گردد.
درخواست و پیگیری‌های متفرقه
پرونده‌های موجود در خیریه دو دسته هستند: دائم و موقت. پرونده‌های دائم، افرادی هستند که از خیریه، به صورت ماهیانه مستمری دریافت می‌کنند. فرآیندذکر شده در بالا مربوط به پرونده‌های دائم است.
پرونده‌های موقت، مخصوص افرادی است که فقط درخواست وام جهیزیه یا مسکن یا حتی کمک‌های غیر نقدی دارند.
اگر خانواده‌ای نیاز به وام یا کمک بلاعوض داشته باشند، تقاضای خود را با خیریه در میان می‌گذارند. اگر متقاضی از مستمری بگیران خیریه باشد، فرم شماره ۷ (فرم تبدیل مستمری به وام) برای وی پر می‌شود. مدیر مددکاری در روزهای سه شنبه با این متقاضیان مشاوره می‌کند و شخصاً تقاضای آن‌ها را بررسی و در نهایت تأیید یا رد می‌نماید. این دسته تقاضاها وارد جلسه قرائت نمی‌شوند. در این موارد فرم شماره ۸ (فرم پیگیری) پر می‌شود و در پرونده قرار می‌گیرد. اگر تقاضا تأیید نشود در فرم ۸-۱ قید می‌شود.
